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      经济论文

      档案信息化建设的绩效评价探微

      时间:2019年06月01日 所属分类:经济论文 点击次数:

      摘要:在当前的社会环境中,各行各业的发展,都离不开信息技术的渗透,尤其是在档案管理工作中,利用信息技术的内容,不仅仅可以节省一些资源的投入,同时也可以有效提升档案的利用率,所以,为了帮助大家对档案信息化的建设工作展开进一步的理解,这里就档案

        摘要:在当前的社会环境中,各行各业的发展,都离不开信息技术的渗透,尤其是在档案管理工作中,利用信息技术的内容,不仅仅可以节省一些资源的投入,同时也可以有效提升档案的利用率,所以,为了帮助大家对档案信息化的建设工作展开进一步的理解,这里就档案信息化建设的绩效评价内容展开探究,希望能够为相关人员,起到一些积极的参考作用。

        关键词:档案信息化;建设;绩效评价;分析

      档案与建设

        快节奏的社会发展模式下,传统的纸质档案,暴露出了越来越多的局限性,所以,发展档案资料的信息化技术,已经成为了一种不可避免的趋势。在具体执行的过程中,由于档案信息化建设工作的耗资较大,且工程的整体结构比较复杂,所以不仅仅要求企业投入相应的物力,同时还需要企业对档案管理人员进行专业化的培训,让其能够从传统的纸质档案管理模式,顺利过渡到信息化的管理模式之中,在这个过程中,绩效评价原则发挥着极为重要的作用,相关人员可以根据这方面的内容,制定有效的工作措施。

        1确立档案信息化建设绩效评价主体

        1.1外部主体

        在档案的信息化建设过程中,外部主体的内容包括档案的使用人员,还有一些相关的专家、学者,他们通过对档案的信息化建设工作机芯能够合理的评价,并对整套系统的使用效果,展开公正、客观的点评。由于外部主体是档案信息的服务主体,所以,无论是远程使用,还是在档案馆的内部进行使用,这些服务主体的观点,对于档案信息化建设工作质量情况,都能够起到一定的参考价值。

        1.2内部主体

        内部主体所代表的是档案的管理人员,他们是对档案进行建设、管理和监督的主体,由于档案部门的工作人员会直接参与到档案的管理工作中来,所以他们更适合担任档案评估的主体。但是有一点需要注意那就是档案信息化建设的评估工作,不能全部由他们负责,否则评价工作的说服性会有所下降,为了确保绩效评价工作能够具备客观性和公正性的特点,不能仅仅依靠单一的评价。

        2档案信息化建设的绩效评价原则

        2.1评价主体全面性原则

        档案的信息化管理,所涉及到的利益方较多,为了确保档案信息化建设绩效评价的有效性,对于各方的意见都要进行合理的兼顾。对于各个利益方对评价对象的相关评价指标信息,要展开有效的收集与整理,并进行合理的测算,得出具有公平性和客观性的评价结果。

        对于档案信息化建设的工作内容,主要的利益方有部门领导、档案管理人员、档案管理部门的上级部门,还有档案的使用者,但是为了确保建设工作的科学性与专业性,档案方面的专家也可以成为档案信息化建设绩效评价的主体人员,简而言之,档案部门、档案使用人员、档案部门的上级部门,还有档案专家共同构成了档案信息化假设测评的主体。

        2.2以效率为导向的原则

        在绩效评价的过程中,效率是一个极为重要的指标,企业档案信息化建设工作,需要投入大量的人力、物力和时间,所以,追求效率是档案信息化建设的最终目标。如何能够在有效的时间里,利用最小的经费投入,来获取更为优质的服务质量,是绩效评价工作关注的重点,在以效率为导向的原则下,首先,要对档案信息化建设质量、服务品质进行提升,其次,则是要在档案信息化建设的过程中,帮助相关人员树立完善的成本管理意识,对每一分使用资源,进行合理的应用,避免出现浪费的情况。

        2.3以结果为导向的原则

        对于档案信息化建设的成效,以结果为导向进行绩效评价,也是一项至关重要的手段,在强调档案信息化建设效率的过程中,根据某种工作程度,可以确保档案信息化建设倾向于一个良好的工作结果,而在引入以结果为导向的绩效评价原则时,可以对档案信息化建设的产出情况,提供又一道的保障。再设计以结果为导向的绩效评价内容时,工作人员主要倾向于对服务模式、服务效果这两个方面,还包括了档案使用者,对档案信息化建设工作的满意程度,综合这几个方面的内容,能够进一步提升档案信息化的建设质量。

        2.4定性定量结合的原则

        将定性同定量的内容结合起来,是完善档案信息化建设的一个客观性要求,定性评价指标在档案部门的管理工作中比较产检,但是定性化评价指标,这会导致评价的结果,会遭受主观因素的影响,进而降低评价的准确性和可行性;定量能够帮助整个绩效评价更为准确、客观,进而确保整个绩效评价工作的科学性与准确性,所以,为了进一步强化绩效评价工作的质量,相关工作人员在操作中,可以在档案信息化建设的内容上,对其评价指标展开定性、定量相结合的操作,树立这项基本的工作原则,能够进一步确保绩效评价工作的合理性。

        3档案信息化建设的绩效评价措施

        3.1明确绩效评价的内容

        针对档案的信息化建设内容,在评估过程中,要对信息化建设的内容进行明确,档案信息化建设的过程中,同以使用者为导向的目标展开合理的分析,可以进一步完善档案信息化建设的绩效评价内容。在明确绩效评价内容的时候,主要可以从以下几个方面着手:第一,是分析基础设施的建设情况,像硬件的配置、软件的安装,基础网络的覆盖率、稳定性,还有配套服务设施的建设、运营情况等,都要展开深入的统计与分析;第二,办公平台的建设情况,像数字化系统能否稳定运行,信息化档案的存储设备与相关要求标准是否一致等内容,也要进行合理的察看;第三,档案信息资源的建设情况,主要有档案数字化工序是否具备高效的特点,是否建设出了完善的数据库,数字资源的共享操作能否在短时间内完成;第四,服务质量方面的内容,信息化网站的需求是否全面,服务系统是否具备稳定性的特点,用户的使用操作是否便捷,还有就是服务设施是否考虑到了一些人性化的内容。

        3.2设置绩效评价的指标

        设置绩效评价指标体系的时候,工作人员可以将评价的具体内容,设定为一级指标,而在一级指标下,可以根据实际管理情况,设置二级指标,如果说二级指标在评价过程中还难以展开具体的量化操作,那么可以设置三级指标,并对三级指标的相关内容,展开详细的介绍,同时量化一些设置。像在一级指标中,主要可以针对基础设施部分的展开分析,而在二级指标中,可以设置出硬件环境、软件环境、网络建设和运营管理的内容,当然这里需要注意,二级指标具有不可测性,在二级指标下,可以设置三级指标指标,分别是主要的硬件设备、硬件维护程序;数据库系统、网管系统、业务软件;网络基础设施、网络结构;外网和内网;过程管理、安全管理制度、业务操作管理和制度管理等。在设置三级指标后,还要执行量化的操作处理,这样绩效评价的可行性更好,进一步验证档案信息化建设的整体质量。

        3.3设置绩效评价的权重

        针对档案的信息化建设绩效评价内容,权重设置还需要档案方面的有关专家参与进来。相关的参与人员,可以对各项指标进行清楚的罗列,并对相关的功能进行介绍,这里可以利用一些专业性较强的方法,将相关信息寄送给那些参与评价的档案专家,通过几轮测试后,根据专家对绩效评价权重的设置,来得出各个指标的权重,根据指标体系,还有权重设计出相应的绩效评价体系表,各个评价的主体,对于档案信息化建设的信息、资料,展开收集与测试,并最终给出相应的分数来,这样更能够强化绩效评价体系的合理性。

        3.4分析绩效评价的结果

        绩效评价既能够对档案信息化建设的成果进行有效的检验,同时还可以对检验出的结果展开进一步的分析,对档案信息化建设的成果及时作出反馈。通过上述的检验操作流程,评价结果的分析所处角色也是极为重要。评价结果的分析,需要档案管理部门的相关领导,还有专业的工作人员参与进来,这样能够进一步提升评价结果的公正性,对于检验过程中出现的问题,大家需要对那些根本性的原因进行分析,及时整改问题,档案信息化建设的初步运行,只能检测出其中一部分的问题,所以,绩效评价结果的分析,应该呈现出常态化,在后期的档案信息化运行过程中,进行不断的完善和整改,确保档案信息化可以顺利进行,切实提升档案的信息化管理水平。

        4结语

        总而言之,针对档案信息化建设的绩效评价工作,相关人员应该根据实际情况,提出一些针对性较强的措施,尽可能完善绩效评价方面的实效性,提升档案信息化管理的质量,这样为行业的发展,才能做出更多的贡献。

        参考文献:

        [1]马旭红.档案信息化建设的绩效评价研究[J].中国管理信息化,2017,20(03):168-169.

        [2]米军.档案信息化建设的绩效评价研究[J].中国市场,2015(37):218-219.

        [3]朱丽梅.构建档案信息化建设的绩效评价指标体系研究[J].档案与建设,2015(08):20-25.

        档案类刊物推荐:《档案与建设》由江苏省档案局和江苏省档案学会主管主办,学术性、指导性、史料性兼容,国内外公开发行。国际刊号ISSN:1003-7098,国内刊号CN:32-1085/G2。本刊为中国期刊方阵双效期刊、全国中文核心期刊、《中国学术期刊综合评价数据库》来源期刊,并由中国期刊网、《中国学术期刊(光盘版)》、《重庆维普中文科技期刊数据库》全文收录。本刊立足档案专业,面向社会各界。

        

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